Wat is het UBO-register en waarom moet je het invullen na de oprichting van je vennootschap?

Wat is het UBO-register en waarom moet je het invullen na de oprichting van je vennootschap?

Wanneer je een vennootschap opricht in België, moet je naast de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen ook iets anders niet vergeten: het invullen van het UBO-register. Maar wat is dat precies, wie moet het invullen en waarom is het zo belangrijk?

Wat is het UBO-register?

UBO staat voor “Ultimate Beneficial Owner” – oftewel de uiteindelijke begunstigde van een onderneming. In het UBO-register geef je aan wie de natuurlijke personen zijn die controle hebben over de onderneming. Dat kan bijvoorbeeld iemand zijn die meer dan 25% van de aandelen bezit of via andere middelen beslissingsmacht heeft.

Het UBO-register is ingevoerd om witwaspraktijken, belastingontduiking en de financiering van terrorisme beter te kunnen bestrijden. Het is een verplichting op Europees niveau, en in België wordt het beheerd door de FOD Financiën.

Wie moet het UBO-register invullen?

Elke Belgische vennootschap, vzw of stichting is verplicht om haar uiteindelijke begunstigden in het UBO-register te registreren. Dat geldt dus ook voor de meest courante vennootschapsvormen zoals een BV, CommV of VOF.

In de praktijk wordt de registratie vaak gedaan door een accountant of boekhouder, maar de verantwoordelijkheid ligt bij de onderneming zelf. Je kan volmacht verlenen en volledig terugvallen op onze all-in dienstverlening.

Wanneer moet je het UBO-register invullen?

De registratie moet gebeuren binnen de 30 dagen na de oprichting van je vennootschap. Daarnaast moet je elk jaar bevestigen dat de informatie nog steeds klopt. Ook als er niets verandert, blijft die jaarlijkse bevestiging verplicht.

Wordt er iets gewijzigd aan de structuur van de onderneming of de aandeelhouders? Dan moet je het UBO-register zo snel mogelijk updaten.

Wat gebeurt er als je het niet doet?

Wie nalaat om het UBO-register correct en tijdig in te vullen, riskeert administratieve boetes die kunnen oplopen van 250 tot 50.000 euro. Het is dus geen formaliteit die je zomaar mag overslaan.

Wie heeft toegang tot het UBO-register?

Het UBO-register bevat gevoelige informatie en is dus niet zomaar voor iedereen toegankelijk.

In de eerste plaats hebben bevoegde overheidsdiensten toegang, zoals de fiscus en de Cel voor Financiële Informatieverwerking. Ook bepaalde beroepen, zoals notarissen, boekhouders en accountants, kunnen het register raadplegen in het kader van hun wettelijke verplichtingen.

Voor vennootschappen is het register in beperkte mate toegankelijk voor het grote publiek. Burgers kunnen bijvoorbeeld de naam en het belang van de UBO opvragen, maar krijgen geen toegang tot gevoelige informatie zoals het adres of rijksregisternummer.

Voor vzw’s, stichtingen en trusts geldt een strengere regeling: alleen personen of organisaties met een aantoonbaar legitiem belang mogen de gegevens inkijken.

👉 Belangrijk om te weten: ook binnen de fiscus zijn het enkel ambtenaren met een bepaalde graad (zoals adviseur of adviseur-generaal) die het UBO-register mogen raadplegen.

Wat doet ondernemingoprichten.be voor jou?

Bij ondernemingoprichten.be is de registratie in het UBO-register standaard inbegrepen in elke oprichting. Jij hoeft er dus niet zelf aan te denken: wij zorgen ervoor dat alles correct en tijdig wordt geregistreerd, zodat je onderneming volledig in regel is.

Ook de jaarlijkse bevestiging kunnen wij voor je opvolgen, zodat je geen risico loopt op boetes of administratieve problemen.

Samengevat

• Het UBO-register is verplicht voor elke Belgische vennootschap, vzw of stichting.
• Je moet binnen 30 dagen na oprichting de uiteindelijke begunstigden registreren.
• Elk jaar moet je de gegevens bevestigen, zelfs als er niets verandert.
• De toegang tot het register is beperkt tot bevoegde instanties en beroepen.

(!) Bij ondernemingoprichten.be is de UBO-registratie standaard inbegrepen.

Ga zorgeloos van start

Start je binnenkort een BV, CommV of andere vennootschap? Bij ondernemingoprichten.be regelen wij alles voor jou: van oprichting tot btw-nummer én de UBO-registratie. Zo ben jij van dag één volledig in orde. Dit is immers inbegrepen in de kostprijs van je oprichting.