VIES BTW-nummer: wat is het en waarom is het belangrijk voor EU-handel?

Als ondernemer die zaken wil doen binnen de EU kom je al snel het begrip VIES BTW-nummer tegen. Maar wat is dat precies, waarom is het zo belangrijk bij Europese handel, en hoe zorg je ervoor dat jouw btw-nummer correct geregistreerd staat? In dit artikel leggen we op een toegankelijke manier uit wat het VIES-systeem inhoudt, hoe je een VIES BTW-nummer aanvraagt, hoe je het kunt controleren en wat te doen als het ongeldig blijkt. Tot slot tonen we hoe ondernemingoprichten.be je kan helpen om snel en correct van start te gaan met je vennootschap inclusief VIES-registratie.

Wat is een VIES BTW-nummer?

VIES staat voor VAT Information Exchange System, in het Nederlands het Systeem voor uitwisseling van btw-informatie. VIES is een online zoekmachine van de Europese Commissie waarmee je btw-nummers van bedrijven in alle EU-landen kunt opzoeken en valideren. Het is belangrijk om te weten dat VIES zelf geen aparte database is; in plaats daarvan raadpleegt het de nationale btw-databases van elk EU-land op het moment dat je een zoekopdracht uitvoert.

Een VIES BTW-nummer is in wezen gewoon het btw-identificatienummer van een onderneming dat geldig is verklaard voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU. Met andere woorden: het is je reguliere btw-nummer (bijvoorbeeld “BE0123.456.789” voor een Belgisch bedrijf) dat geregistreerd staat voor intracommunautaire handel en daarom terug te vinden is via VIES. Wanneer jouw btw-nummer in VIES wordt gevonden, betekent dit dat je onderneming officieel btw-geregistreerd is voor EU-transacties. VIES geeft dan een geldige respons. Krijg je geen resultaat, dan is er sprake van een ongeldige respons en is er in de nationale database geen informatie gevonden voor dat nummer (Een btw-nummer controleren (VIES) - Your Europe). In de praktijk wil een ongeldige melding zeggen dat het btw-nummer niet (meer) bestaat, niet geldig is voor EU-handel of dat de registratie nog niet volledig is afgerond (Een btw-nummer controleren (VIES) - Your Europe).

Waarom is een VIES BTW-nummer belangrijk bij internationale handel binnen de EU? Geldig vs ongeldig VIES BTW-nummer.

Voor ondernemers die goederen of diensten leveren aan andere EU-landen is een geldig VIES BTW-nummer onmisbaar. Het hebben van een geldige registratie in VIES is belangrijk om meerdere redenen:

• 0% btw-tarief bij EU-leveringen: Doe je een intracommunautaire levering (verkoop aan een ondernemer in een ander EU-land), dan mag je onder bepaalde voorwaarden het 0% btw-tarief hanteren (btw verlegd naar de afnemer). Een harde voorwaarde hiervoor is dat zowel jouw bedrijf als dat van je klant een geldig btw-nummer heeft dat in VIES staat. Blijkt achteraf dat de afnemer geen geldig btw-nummer had, dan kan het 0%-tarief worden geweigerd en moet jij (!) alsnog btw afdragen over die transactie. Een VIES-geldig nummer voorkomt dit risico.
• Controleerbaarheid en vertrouwen: Zakendoen met buitenlandse partners brengt onzekerheden met zich mee. Via VIES kunnen jij en je handelspartners elkaars btw-nummers eenvoudig controleren op geldigheid. Dit versterkt het wederzijds vertrouwen dat beide partijen bonafide ondernemers zijn die correct btw-geregistreerd zijn. Een positief VIES-resultaat (geldige btw-registratie) laat zien dat je klant/leverancier daadwerkelijk bestaat en gemachtigd is om intracommunautair zaken te doen. Het geldig VIES BTW-nummer bied je zekerheden.
• Wettelijke verplichtingen: Bij internationale B2B-transacties binnen de EU ben je verplicht om in je btw-aangifte en de periodieke intracommunautaire listing het btw-nummer van je EU-klant te vermelden. Als een nummer ongeldig is, loop je het risico op administratieve boetes of naheffingen. Een geldig VIES BTW-nummer zorgt ervoor dat je aan de administratieve vereisten voldoet en voorkomt problemen achteraf.
• Professionele uitstraling: Tot slot staat een correct VIES-geregistreerd btw-nummer ook professioneel. Buitenlandse zakenpartners zullen vaak vooraf controleren of jouw btw-nummer geldig is. Wanneer ze je bedrijf niet terugvinden in VIES, kan dat vragen oproepen en potentieel een deal vertragen. Met een geldig nummer in de VIES-database laat je zien dat je administratie op orde is en kun je zorgeloos internationaal ondernemen.

‍

Hoe vraag je een VIES BTW-nummer aan?

Een VIES BTW-nummer aanvragen doe je in feite door een gewoon btw-nummer aan te vragen voor je onderneming en ervoor te zorgen dat dit voor intracommunautaire handelingen geactiveerd wordt. In België ontvang je een btw-nummer zodra je je als btw-plichtige registreert bij de FOD Financiën. Nieuwe vennootschappen vullen hiervoor een aangifte van aanvang van activiteit in (formulier 604A) om hun btw-registratie te verkrijgen. Wij regelen alle formaliteiten bij de oprichting van de BV, CommV, VOF of NV.

Belangrijk is dat je bij de aanvraag aangeeft dat je van plan bent intracommunautaire transacties te verrichten (zoals leveren aan of aankopen van andere EU-landen). In sommige EU-landen moet je je namelijk apart laten registreren voor transacties binnen de EU voordat je nummer als geldig in VIES verschijnt. In België worden nieuwe btw-nummers doorgaans automatisch in VIES opgenomen zodra de registratie rond is, vaak binnen één werkdag na activering. Toch is het verstandig om dit te controleren (zie volg alinea).

Heb je al een btw-nummer maar blijkt dit niet vindbaar in VIES terwijl je wel EU-handel wilt drijven? Dan moet je mogelijk een aanvullende registratie of melding doen bij de BTW-administratie.

Tip: Wanneer je jouw vennootschap laat oprichten via ondernemingoprichten, wordt de btw-registratie meestal direct voor je geregeld. Je hoeft dan niet apart een VIES-registratie aan te vragen – dit gebeurt automatisch als onderdeel van de opstart van je bedrijf. Zo ben je vanaf dag één in orde te ondernemen.

Hoe controleer je een VIES BTW-nummer?

Het controleren van een btw-nummer in VIES is heel eenvoudig en gratis. Volg deze stappen om de geldigheid te checken:

1. Ga naar de officiële VIES-website van de Europese Commissie (de VIES zoeker). Dit is een webapplicatie waarop je btw-nummers kunt valideren. (Tip: De VIES-tool is beschikbaar in het Nederlands en 22 andere EU-talen.)
2. Selecteer het land van het btw-nummer dat je wilt controleren. Elk btw-nummer in de EU begint met een landcode (bijvoorbeeld BE voor België, NL voor Nederland, DE voor Duitsland, etc.). Kies het juiste land uit de lijst.
3. Vul het btw-nummer in (zonder landcode, of soms juist inclusief afhankelijk van het formulier) en start de zoekopdracht. De VIES-applicatie zoekt nu in de database van het betreffende land.
4. Lees het resultaat af: Je krijgt meteen te zien of het nummer geldig is. Bij een geldige uitkomst vermeldt VIES doorgaans het antwoord “Ja, geldig btw-nummer” en vaak ook de naam en adresgegevens die bij het nummer horen (voor sommige landen worden die gegevens vanwege privacy niet getoond). Bij een ongeldige uitkomst zie je een melding in de trant van “Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU” – dit betekent dat het nummer niet in VIES gevonden is. Je kunt eventueel een screenshot of attest van de controle opslaan of afdrukken als bewijs van je controle (Een Europees btw-nummer controleren | FOD Financiën).

Controleer bij voorkeur ieder nieuw btw-nummer van een EU-relatie voordat je een intracommunautaire factuur zónder btw stuurt. Ook is het aan te raden om periodiek bestaande klanten opnieuw te controleren, omdat een nummer in de loop der tijd ongeldig kan worden (bijvoorbeeld als een bedrijf stopt of zijn btw-nummer schrapt). VIES is doorgaans up-to-date, maar houd er rekening mee dat recente wijzigingen (zoals een pas toegekend nummer) mogelijk een kleine vertraging kennen in het systeem. Twijfel je aan de uitkomst, neem dan contact op met de belastingdienst of vraag de tegenpartij om bevestiging. Via MyMinfin kun je in België desgewenst een officieel attest van geldigheid aanvragen als extra zekerheid (Een Europees btw-nummer controleren | FOD Financiën).

Wat als je VIES BTW-nummer ongeldig is?

Het kan gebeuren dat je bij controle de melding krijgt dat je btw-nummer “ongeldig” is voor EU-transacties. Schrik niet meteen, maar onderneem wel actie.

Enkele oorzaken en oplossingen op een rij:

• Verkeerd nummer of invoerfout: Controleer eerst of je het juiste nummer hebt ingevoerd met de correcte landcode. Een veelvoorkomende fout is het gebruiken van een intern fiscale nummer in plaats van het echte btw-identificatienummer. Voor Belgische ondernemers is doorgaans het ondernemingsnummer (met BE ervoor) het correcte btw-nummer.
• Nummer nog niet actief in VIES: Heb je net je btw-nummer ontvangen? Dan kan het zijn dat de registratie nog niet volledig is verwerkt. Zoals vermeld, kan er een kleine vertraging zitten tussen de toekenning van je btw-nummer en de raadpleegbaarheid in VIES. Wacht een dagje en probeer opnieuw. In België worden nieuwe nummers dagelijks doorgegeven aan VIES, dus meestal is dit snel in orde.
• Geen EU-registratie uitgevoerd: In bepaalde landen moet je expliciet aangeven dat je intracommunautaire handelingen gaat verrichten, anders blijft je nummer lokaal actief maar niet zichtbaar in VIES.
• Nummer bestaat niet of is ingetrokken: Natuurlijk is het ook mogelijk dat er simpelweg een fout zit in het nummer of dat het nummer niet (meer) bestaat. Bijvoorbeeld bij een typefout, of wanneer een bedrijf zijn btw-nummer heeft laten schrappen (bij stopzetting van de activiteit). In zo’n geval is ongeldig ook echt ongeldig. De enige oplossing is dan een correct nummer gebruiken.

Kortom, een ongeldig VIES BTW-nummer betekent dat je voorlopig geen aanspraak kunt maken op de intracommunautaire btw-vrijstellingen. Handel dus pas internationaal zonder btw te rekenen als je nummer geldig op VIES verschijnt. Als het probleem bij de klant ligt (hun nummer is ongeldig), informeer hen dan dat ze dit moeten oplossen voordat jij 0% btw op de factuur kunt zetten. Zo bescherm je jezelf tegen latere verrassingen.

Snel en correct starten met ondernemingoprichten.be

Het opstarten van een vennootschap brengt heel wat verplichtingen met zich mee, waaronder de btw-registratie en VIES-aanmelding. Gelukkig hoef je dit niet allemaal zelf uit te pluizen. Ondernemingoprichten.be is gespecialiseerd in het oprichten van vennootschappen en neemt ook de volledige btw-aanvraag uit handen. Je btw-nummer wordt onmiddellijk aangevraagd bij de oprichting en dit verloopt supersnel, zodat je nummer binnen no-time actief is in de Europese VIES-databank (Kostprijs oprichten vennootschap | Vergelijk kosten voor BV, VOF, CommV).

Door samen te werken met ondernemingoprichten.be ben je verzekerd van een vlotte en correcte start van je onderneming. Onze experts zorgen ervoor dat alle formaliteiten – van oprichtingsakte tot en met de VIES-registratie van je btw-nummer – tijdig en foutloos geregeld zijn. Zo kan jij je focussen op het uitbouwen van je zaak, terwijl wij ervoor zorgen dat je administratief in orde bent om zowel nationaal als internationaal te ondernemen.

Klaar om snel en zonder zorgen van start te gaan met je vennootschap en VIES-registratie? Neem vandaag nog contact op met ondernemingoprichten.be. Wij begeleiden je stap voor stap bij de oprichting van je bedrijf en zorgen dat je BTW-nummer correct geregistreerd staat in VIES. Op die manier begin je meteen goed voorbereid aan je avontuur als ondernemer binnen België en de EU!

‍