Wat is een Aandeelhoudersregister?

Een aandeelhoudersregister is een essentieel document dat de aandeelhouders van een vennootschap en het aantal aandelen dat zij bezitten bijhoudt. Dit register zorgt voor transparantie binnen de organisatie en is wettelijk verplicht voor bepaalde vennootschappen, zoals de besloten vennootschap (BV). Het register kan zowel op papier als digitaal worden bijgehouden, afhankelijk van de voorkeur van de vennootschap.

Alle vennootschappen moeten een aandeelhouders register bijhouden. Wij voorzien het aandeelhoudersregister bij de oprichting van je:

- BV of besloten vennootschap

- CommV of commanditaire vennootschap

- VOF of vennootschap onder firma

- NV of naamloze vennootschap

Waarom is het aandeelhoudersregister belangrijk?

Het aandeelhoudersregister is essentieel voor het beheer van aandelen binnen je vennootschap. Het biedt een overzicht van wie de aandeelhouders zijn, hoeveel aandelen zij bezitten, en welke rechten daaraan gekoppeld zijn, zoals stemrecht en winstrechten. Dit register is niet alleen belangrijk voor de interne administratie, maar zorgt er ook voor dat je voldoet aan de wettelijke vereisten volgens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Aandeelhoudersregister bijhouden: papieren of digitaal (ESTOX)?

Er zijn twee manieren om het aandeelhoudersregister bij te houden:

1. Papieren register: De traditionele manier om het register fysiek bij te houden op de maatschappelijke zetel van de vennootschap. Elke aandeelhouder heeft een aparte pagina waarop zijn/haar gegevens en de aandelen worden vastgelegd.
2. Digitaal Register (ESTOX): Tegenwoordig kan het aandeelhoudersregister ook digitaal worden bijgehouden. ESTOX is een beveiligd online platform dat wordt gebruikt door notarissen en erkende accountants zoals ondernemingoprichten om het register efficiënt bij te houden en te updaten.

Vanwege de betrouwbaarheid van het ESTOX register merken we dat oa banciare instellingen de voorkeur geven aan ESTOX. Bij de Belfius Bank is zulke ESTOX register sterk in het voordeel bij een kredietaanvraag. Het is een blijk van vertrouwen. 

Wat moet er in het aandeelhoudersregister staan?

Het aandeelhoudersregister moet de volgende gegevens bevatten:

• Het totaal aantal uitgegeven aandelen en het aantal per soort (indien van toepassing).
• De naam en het adres van natuurlijke personen of de naam en zetel van rechtspersonen die de aandelen bezitten.
• Het aantal aandelen dat elke aandeelhouder bezit en de soort aandelen.
• De stortingen op elk aandeel.
• Overdrachtsbeperkingen, zoals vermeld in de statuten of voortvloeiend uit overeenkomsten.

Aandelenoverdracht: hoe werkt het?

Een aandelenoverdracht gebeurt vaak tijdens een algemene vergadering van aandeelhouders. In dit proces wordt een besluit genomen over de verkoop of overdracht van aandelen. Het is essentieel om de statuten van de vennootschap te raadplegen en te zorgen dat de wettelijke procedures worden gevolgd. Na goedkeuring wordt de overdracht geregistreerd in het aandeelhoudersregister, waardoor de overdracht officieel wordt. De inschrijving van het aandeelhoudersregister is een essentieel onderdeel van de overdracht van de aandelen. 

De voordelen van een goed bijgehouden aandeelhoudersregister

Een goed onderhouden aandeelhoudersregister biedt verschillende voordelen:

• Transparantie: Het zorgt ervoor dat alle aandeelhouders, hun aandelen en rechten duidelijk zijn voor iedereen binnen de vennootschap.
• Compliance: Het helpt je om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van je vennootschap en voorkomt juridische problemen.
• Eenvoudige aandelenoverdracht: Door het register goed bij te houden, wordt het proces van aandelenoverdracht eenvoudiger en juridisch veiliger.

Conclusie

Het aandeelhoudersregister is een essentieel document voor iedere vennootschap. Of je nu kiest voor een papieren of digitaal register, het is van cruciaal belang om het goed bij te houden en regelmatig bij te werken. Dit zorgt niet alleen voor de naleving van de wet, maar ook voor de transparantie en het goede beheer van je vennootschap. Zorg ervoor dat je aandeelhoudersregister altijd up-to-date is.

‍