BTW-nummer aanvragen in 2025: procedure, kosten en tips voor starters

Btw-nummer aanvragen: waarom, wanneer en hoe? Alles wat je moet weten in 2025

Wil je een zelfstandige activiteit starten of een vennootschap oprichten? Dan moet je een btw-nummer aanvragen. Deze stap is essentieel om wettelijk te mogen factureren, btw te kunnen aftrekken en je zaak officieel te registreren als btw-plichtige onderneming.

In dit artikel ontdek je:

• Wat een btw-nummer precies is
• Wanneer en hoe je het aanvraagt
• Wat het verschil is tussen een eenmanszaak en een vennootschap
• Wat de procedure en kosten zijn
• En wanneer je in aanmerking komt voor btw-vrijstelling

Wat is een btw-nummer en waarom heb je het nodig?

Een btw-nummer is een uniek identificatienummer dat door de btw-administratie wordt toegekend aan ondernemingen die btw-plichtige activiteiten uitvoeren.

Met dit nummer kan je:

• Facturen uitschrijven mét btw
• Btw aftrekken van je aankopen
• Je btw-aangiftes indienen
• Officieel optreden als btw-plichtige in België

Het btw-nummer is gebaseerd op je ondernemingsnummer, maar begint steeds met de prefix BE. Bijvoorbeeld: BE0123.456.789.

Wat bedoelen mensen met "een btw-nummer aanvragen"?

In de volksmond bedoelt men met “een btw-nummer aanvragen” vaak gewoon: een zelfstandige activiteit opstarten. Dat kan op twee manieren:

1. Als eenmanszaak

Je schrijft je in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en krijgt een ondernemingsnummer. Dat nummer kan vervolgens geactiveerd worden als btw-nummer.

• Je winst (inkomsten min kosten) wordt belast via de personenbelasting, met tarieven tot 50%.
• Je staat persoonlijk in voor alle schulden.

Een eenmanszaak is eenvoudig op te richten, goedkoop en fiscaal interessant bij lage winst.

2. Als vennootschap (bv, nv, …)

Bij oprichting krijg je automatisch een ondernemingsnummer. Je moet dit zelf nog laten activeren als btw-nummer.

• De winst wordt belast via de vennootschapsbelasting, doorgaans aan 20% voor kmo’s.
• De aansprakelijkheid is beperkt tot het vennootschapsvermogen.

Een vennootschap biedt meer bescherming en is fiscaal interessant bij hogere winsten.

Wanneer moet je je btw-nummer activeren?

Zodra je btw-plichtige activiteiten uitoefent, moet je je btw-nummer activeren. Dit gebeurt niet automatisch bij oprichting!

Je geeft aan:

• Welke activiteiten je zal uitvoeren
• Of er vrijgestelde of gemengde activiteiten zijn
• Vanaf welke datum je effectief start

Zowel voor eenmanszaken als vennootschappen geldt exact dezelfde btw-wetgeving.

Let op: het btw-nummer moet actief zijn vóór je je eerste factuur uitschrijft.

Hoe verloopt de aanvraagprocedure?

Een btw-nummer aanvragen of activeren doe je via formulier 604A, dat je digitaal of via je boekhouder indient bij de btw-administratie.

De aanvraag bevat:

• Je ondernemingsgegevens
• De aard van je activiteiten
• De vermoedelijke startdatum
• Je contact- en bankgegevens

Na goedkeuring wordt je btw-nummer geactiveerd in de KBO en mag je officieel factureren met btw.

Wat kost het om een btw-nummer aan te vragen?

De kosten hangen af van hoe je het aanvraagt:

Eenmanszaak

Reken op een 250 euro excl btw voor de inschrijving van je eenmanszaak en activatie van het BTW-nummer.

Vennootschap:

BV: inbegrepen in al onze oprichtingen!

CommV: inbegrepen in al onze oprichtingen!

VOF: inbegrepen in al onze oprichtingen!

Hoe zit het met btw-aangiften?

Na activatie van je btw-nummer ben je verplicht om periodieke btw-aangiften in te dienen:

• Kwartaal: voor de meeste starters en kleine ondernemingen
• Maandelijks: als je jaaromzet hoger ligt dan €2.500.000 of bij aanvraag van teruggaaf

Je geeft telkens aan:

• De btw op je verkopen (te betalen)
• De btw op je aankopen (terug te vorderen)

Het verschil vormt je btw-saldo dat je moet betalen of terugkrijgt.

Wat als je situatie verandert?

Er zijn aparte formulieren voor latere aanpassingen:

• Formulier 604B: bij wijzigingen (bv. nieuwe activiteit, adreswijziging, wijziging rechtsvorm)
• Formulier 604C: bij stopzetting van je btw-plichtige activiteit

Let op: bij stopzetting kan je eerder afgetrokken btw op investeringen deels moeten terugbetalen. Denk aan de herzieningstermijn op roerende of onroerende goederen.

Kan ik vrijstelling van btw aanvragen?

Ja, in twee gevallen:

1. Vrijstelling op basis van je activiteit

Sommige activiteiten zijn van rechtswege vrijgesteld van btw, zoals:

• Financiële en verzekeringsdiensten
• Medische beroepen
• Verhuur van onroerend goed aan particulieren

2. Vrijstelling als kleine onderneming (btw-vrijstelling)

Als je jaarlijkse omzet lager is dan €25.000, kan je kiezen voor de btw-vrijstellingsregeling.

Voordelen:

• Je hoeft geen btw aan te rekenen
• Je hoeft geen btw-aangiftes in te dienen

Nadelen:

• Je mag ook geen btw aftrekken van je kosten
• Niet alle activiteiten komen in aanmerking (bijvoorbeeld horeca met alcoholverkoop)

Conclusie: btw-nummer aanvragen? Doe het correct en op tijd

Een btw-nummer aanvragen of activeren is een verplichte stap bij de opstart van je zelfstandige activiteit of vennootschap. De procedure is op zich eenvoudig, maar de fiscale gevolgen kunnen groot zijn als je het fout aanpakt of te lang uitstelt.

Zorg dus voor:

✅ Een correcte activatie vóór je van start gaat
✅ Heldere btw-aangiften per kwartaal of maand
✅ Goede begeleiding bij wijzigingen of stopzetting
✅ Inzicht in de voor- en nadelen van btw-vrijstellingen

Hulp nodig bij je btw-nummer?

Bij ondernemingoprichten.be begeleiden we je van A tot Z bij het oprichten van je zaak én het activeren van je btw-nummer.
Correct, snel en met kennis van zaken.

👉 Vraag hier je btw-nummer aan of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.